Tips & mallar
Vårt samhälle förändras ständigt och IOGT-NTO med det. De senaste årens digitala boom har skapat nya möjligheter och utmaningar för vår över 140-åriga organisation.
Myndigheter och banker ställer idag helt andra krav på våra protokoll och andra viktiga handlingar än tidigare och vi behöver uppdatera kunskapen om hur hur vi ska skriva dem för att slippa krångel. Kontrollera gärna med er bank före mötet.
Den här lilla samlingen med mallar ska ses som förslag som förhoppningsvis kan underlätta föreningens arbete
- Protokoll styrelsemöte: PDF WORD
- Mall föredragningslista föreningsårsmöte: PDF WORD
- Mall protokoll föreningsårsmöte: PDF WORD
- Mall utläggsblankett: PDF WORD
- Mall reseräkningsblankett: PDF WORD
- IOGT-NTO Stadgar
Sammanfattande punkter
- Utgå från IOGT-NTO:s senast uppdaterade stadgar ( stadgar för
förening finns i samlingen ) Besluta vid årsmötet att anta dem som era
egna. - OBS att årsmötet ska välja minst 5 styrelseledamöter till minst
dessa poster:
ordförande, vice ordförande, kassör, sekreterare och studieledare. Ange de
valdas personnummer i protokollet. Föreningen kan välja personer i styrelsen
på ett år eller två år. - Firmatecknare ska väljas vid styrelsemöte. Välj gärna fler än två ur styrelsen till firmatecknare, dock alltid två i förening.
Detta förfaringssätt underlättar om avstånden rent fysiskt är stora mellan
styrelsens medlemmar eller om någon i styrelsen av någon anledning inte kan
fullgöra sitt uppdrag. - Olika fullmakter behöver också delas ut, var för sig eller två i förening.
Bankerna har idag många olika nivåer på de fullmakter som kan tilldelas.
Oinskränkt behörighet ger den/de valda rätt att administrera föreningens
tillgångar oavsett beloppsstorlek. Föreningen/styrelsen kan också välja att
begränsa behörigheten till att t ex betala fakturor eller hantera transaktioner
upp till ett visst belopp. Kontrollera gärna vilka krav er bank ställer innan
ni beslutar. Fullmakter gäller vanligtvis tills de dras in eller ändras vilket gör
att föreningen inte behöver skicka in fullmakt varje år om inga förändringar skett. - Skatteverket vill också att föreningar väljer deklarationsombud som företräder föreningen. Tips! Välj minst två personer, var för sig.
- Postombud behövs allt oftare för att få ut paket, avier och andra försändelser
skickade till föreningens adress. Tips! Välj minst två personer, var för sig. - Medlemsregisteransvarig för föreningens medlemsregister. Här kan förening välja en eller flera personer som får behörighet till registret var för sig.
Protokoll
Formkraven på protokollen har ökat. I vår samling finns en grundmall för årsmötesprotokoll och styrelseprotokoll.
Här följer en checklista på vad som bör finnas med:
- Föreningens organisationsnummer.
- Ange personnummer på alla personer som väljs till styrelsen, tilldelas
fullmakter och behörigheter att företräda föreningen. - Löpande paragrafnummer under verksamhetsåret. Nytt år, börja om
från § 1. - Sekreterare och justeringspersoner sätter sina signaturer längst ned på
alla sidor i protokollet (utom den sista där namnunderskrifterna finns). - Om man i protokollet hänvisar till bilagor ska dessa bifogas protokollet och
signeras av sekreterare och justeringspersoner. - Formulera tydliga beslutssatser, t ex Mötet beslutade att………
Lycka till med föreningsarbetet!
Hoppas dessa tips kan hjälpa till i det administrativa arbetet!