Vårt samhälle förändras ständigt och IOGT-NTO behöver följa med i utvecklingen. De senaste årens digitala boom har skapat nya möjligheter och utmaningar för vår över 140-åriga organisation. Myndigheter och banker ställer idag helt andra krav på våra protokoll och andra viktiga handlingar än tidigare och vi behöver uppdatera kunskapen om hur hur vi ska skriva dem för att slippa utmaningar och efterarbete av genomförda möten och redan skrivna protokoll. Kontrollera gärna med er bank före mötet.

MALLAR

  • Mall föredragningslista föreningsårsmöte: PDF WORD 
  • Mall protokoll föreningsårsmöte: PDF WORD

ÅRSRAPPORTERING

  • Alla föreningar ska årligen skicka in årsrapport, för att få föreningsbidrag och information från förbundet.
    50 kr per betalande medlem 2020-12-31 betalas ut innan sommaren till föreningar som genomför årsmöte och skickar in sin årsrapport senast 30 april.
  • Från och med 2021 görs årsrapporteringen med fördel direkt i medlemsregistret.
  • De som har behörighet till föreningens sida (inklusive årsrapportering) är de som är valda till ordförande eller föreningsregisteransvariga. Om föreningen önskar lägga till föreningsregisteransvariga, kontakta medlemsservice@iogt.se.
  • I årsrapporten redovisas bland annat föreningens verksamhetsort, bankuppgifter, hemsida, besöksadress och inte minst föreningens valda styrelse, revisorer, valberedning, personal och andra uppdrag.
  • En ny årsrapport skapas genom att klicka på ”+” i rutan Årsrapporter. Där står också detaljerad bruksanvisning för hur den ska fyllas i. Det går bra att ändra i årsrapporten fram tills den registreras av förbundskansliet, varvid den låses för redigering.
  • Om föreningen inte har möjlighet att rapportera digitalt finns en pappersversion att ladda ner här. Föreningsårsrapport 2021

CHECKLISTA PÅ VAD SOM BÖR FINNAS MED

  • Föreningens organisationsnummer. Ange personnummer på alla personer som väljs till styrelsen, tilldelas fullmakter och behörigheter att företräda föreningen.
  • Löpande paragrafnummer under verksamhetsåret. Nytt år, börja om från § 1.
  • Sekreterare och justeringspersoner sätter sina signaturer längst ned på
    alla sidor i protokollet (utom den sista där namnunderskrifterna finns).
  • Om man i protokollet hänvisar till bilagor ska dessa bifogas protokollet och
    signeras av sekreterare och justeringspersoner.
  • Formulera tydliga beslutssatser, t ex Mötet beslutade att…

SAMMANFATTANDE PUNKTER

  • Utgå från IOGT-NTO:s senast uppdaterade stadgar ( stadgar för förening finns i samlingen ) och besluta vid årsmötet att anta dem som era egna.
  • Årsmötet ska välja minst 5 styrelseledamöter till minst dessa poster: ordförande, vice ordförande, kassör, sekreterare och studieledare. Ange de valdas personnummer i protokollet. Föreningen kan välja personer i styrelsen på ett år eller två år.
  • Firmatecknare ska väljas vid styrelsemöte. Välj gärna fler än två ur styrelsen till firmatecknare, dock alltid två i förening. Detta förfaringssätt underlättar om avstånden rent fysiskt är stora mellan styrelsens medlemmar eller om någon i styrelsen av någon anledning inte kan fullgöra sitt uppdrag.
  • Olika fullmakter behöver också delas ut, var för sig eller två i förening. Bankerna har idag många olika nivåer på de fullmakter som kan tilldelas. Oinskränkt behörighet ger den/de valda rätt att administrera föreningens tillgångar oavsett beloppsstorlek. Föreningen/styrelsen kan också välja att begränsa behörigheten till att t ex betala fakturor eller hantera transaktioner upp till ett visst belopp. Kontrollera gärna vilka krav er bank ställer innan ni beslutar. Fullmakter gäller vanligtvis tills de dras in eller ändras vilket gör att föreningen inte behöver skicka in fullmakt varje år om inga förändringar skett.
  • Skatteverket vill också att föreningar väljer deklarationsombud som  företräder föreningen. Tips! Välj minst två personer, var för sig.
  • Postombud behövs allt oftare för att få ut paket, avier och andra försändelser skickade till föreningens adress. Tips! Välj minst två personer, var för sig.
  • Medlemsregisteransvarig för föreningens medlemsregister. Här kan förening välja en eller flera personer som får behörighet till registret var för sig